INDUSTRIAS NORMANDY S.A
(NIT – 890.807.529 - 8)
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Contenido

1. OBJETO Y ALCANCE
2. LA ENTIDAD
3. RESPONSABLE Y ENCARGADO
4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y SU FINALIDAD
5. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR
6. DEBERES DEL RESPONSABLE Y EL ENCARGADO DEL MANEJO DE LOS DATOS
PERSONALES
7. PROCEDIMIENTOS
8. LA AUTORIZACIÓN
9. AVISO DE PRIVACIDAD
10. MODIFICACION Y/O ACTUALIZACION DE LA POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
11. VIGENCIA

1. OBJETO Y ALCANCE

De acuerdo con lo establecido en el literal k) del artículo 17; el literal f) del artículo 18 de la Ley
Estatutaria 1581 de 2012; y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, es obligación de los
responsables y encargados del tratamiento de datos personales adoptar un Manual Interno de
Políticas y Procedimientos para garantizar el debido tratamiento de los datos personales que
reposan en sus bases de datos y archivos, así como la atención de consultas y reclamos que tengan
los titulares con respecto al tratamiento que éste dé a los mismos, según los principios establecidos legalmente para ello.

Así, en observancia del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que establece que
cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan
sobre ella, en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas, INDUSTRIAS NORMANDY S.A ha adoptado el presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el debido tratamiento de los datos personales que están contenidos o serán incluidos en las bases de datos o archivos de la entidad.

Por lo tanto, este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja,
maneje y almacene INDUSTRIAS NORMANDY S.A de empleados, contratistas, proveedores y
clientes. El presente manual deberá ser cumplido de manera integral por el área encargada de dicho tratamiento.
2. LA ENTIDAD
INDUSTRIAS NORMANDY S.A como persona jurídica constituida legalmente con Matricula Mercantil No. 0000037072 de la Cámara de Comercio de Manizales y NIT 890.807.529 - 8, se permite informar que ha venido incorporando en sus diferentes bases de datos información de carácter personal que se han obtenido a través de sus diferentes canales de atención y/o en razón de las relaciones de tipo contractual o precontractual desarrolladas dentro del giro ordinario de su actividad económica.

Es así como INDUSTRIAS NORMANDY S.A por medio de estos lineamientos busca establecer
prácticas uniformes para la recolección, almacenamiento, actualización, circulación, transmisión y
supresión, actividades que en adelante se denominarán TRATAMIENTO de la información de
empleados, contratistas, proveedores, y clientes.

3. RESPONSABLE Y ENCARGADO

De acuerdo al Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 sobre las Políticas de Tratamiento de la
Información, INDUSTRIAS NORMANDY S.A es el RESPONSABLE y ENCARGADO del tratamiento de
las bases de datos y archivos que reposan o reposarán en la entidad a través de su oficina de
atención al cliente y aporta la siguiente información:

RAZON SOCIAL

INDUSTRIAS NORMANDY S.A.

DOMICILIO

MANIZALES

DIRECCION

KM 10 VÍA AL MAGDALENA

CORREO ELECTRONICO

contactenos@normandy.com.co

TELEFONO

018000124567

 

4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y SU FINALIDAD:

Los datos personales recopilados por INDUSTRIAS NORMANDY S.A como RESPONSABLE y
ENCARGADO, serán recolectados, almacenados, utilizados, circulados o suprimidos de conformidad con las siguientes pautas:

A. Tratamiento de datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen su origen racial o étnico, la
orientación política , las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. Se podrá hacer uso de estos datos siempre y cuando:

1. El titular haya dado autorización explícita a dicho tratamiento salvo en los casos que por
ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos los representantes legales deberán
otorgar dicha autorización.

3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin
ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a
terceros sin la autorización del Titular.

4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.

5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

B. Tratamiento de datos de menores de edad

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, excepto
cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los
siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Para el caso de los datos de salud se considerarán parte de su historia clínica y tendrán la
reserva establecida en la ley para ésta.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la
autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada
teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

C. Tratándose de empleados, contratistas, proveedores y clientes

Los datos personales recolectados a los empleados, contratistas, proveedores y clientes de
INDUSTRIAS NORMANDY S.A, tendrán por finalidad:

• Identificación del empelado, contratista, proveedor y/o cliente.
• Construcción y actualización de historia laboral.
• Procesos de contratación de servicios.
• Informar sobre nuevos servicios ofrecidos por INDUSTRIAS NORMANDY S.A
• Cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
• Suministro de información de cambio de horario, condiciones, eventos, convocatorias.
• Cumplimiento de obligaciones fiscales
• Notificación de requerimientos.
• Labores estadísticas.
• Alimentación de bases de datos de directorios.
• Atención de requerimientos de autoridades.
• Evaluación de la calidad del servicio.
• Adecuado cumplimiento de la gestión del Departamento de Recursos Humanos.
• Para efectos archivísticos.
• Registro documental para realizar actividades de mercadeo.

5. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR.

INDUSTRIAS NORMANDY S.A informa y garantiza a sus empleados, contratistas, proveedores y
clientes, en lo referente al tratamiento de sus datos personales, los siguientes derechos:

i.    Conocer, actualizar y rectificar la información y los datos personales frente a los
responsables y encargados de su tratamiento, derecho que se podrá ejercer frente a datos
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, entre otros, aquellos cuya su
utilización desconozca las finalidades con las que fueron recolectados.
ii.    El TITULAR podrá en cualquier momento solicitar prueba de la autorización otorgada por él RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales.
iii.    Podrá también el TITULAR ser informado previa solicitud ante el RESPONSABLE sobre el
manejo que éste le ha dado a sus datos personales.
iv.    El TITULAR podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas
por infracciones a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y a las
demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
v.    El TITULAR también podrá en cualquier tiempo revocar la autorización, y/o solicitar la
supresión de los datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías Constitucionales y legales.
vi.    El TITULAR podrá acceder de forma gratuita a los datos personales sujetos al tratamiento
por el RESPONSABLE.

6. DEBERES DEL RESPONSABLE Y EL ENCARGADO DEL MANEJO DE LOS DATOS PERSONALES.

El RESPONSABLE y ENCARGADO del tratamiento de los datos personales, INDUSTRIAS NORMANDY S.A, garantiza a los TITULARES de la información en poder de la entidad, el cumplimiento de los siguientes deberes constitucionales y legales:

 

I.    Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
II.    Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el TITULAR.
III.    Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad del tratamiento de sus datos
personales.
IV.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, perdida o consulta de forma fraudulenta.
V.    Garantizar que la información que sea otorgada sea veraz, completa, actualizada,
comprobable y comprensible.
VI.    Rectificar la información cuando sea incorrecta.
VII.    Exigir al ENCARGADO del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de los datos personales del TITULAR.
VIII.    Tramitar la consulta y los reclamos formulados en los términos de la ley.
IX.    Informar a solicitud del TITULAR el manejo que se le da a sus datos personales.
X.    Cumplir las instrucciones y requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio
(SIC).
XI.    Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los
términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.
XII.    Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

XIII.    Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
XIV.    Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el TITULAR y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
XV.    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a
ella.
XVI.    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
XVII.    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio (SIC).
XVIII.    Las demás que ordenan los Artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012.

7. PROCEDIMIENTOS.

A. ¿Quiénes podrán hacer solicitudes y consultas?:

Los titulares de datos o sus representantes podrán consultar, realizar solicitudes de supresión y revocar la autorización para el tratamiento de su información personal del TITULAR que repose en la base de datos INDUSTRIAS NORMANDY S.A Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultados para representarlos.

El artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 señala en su inciso segundo que “La solicitud de la
supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.”, el cual es aplicable a los empleados, contratistas, proveedores y clientes de INDUSTRIAS NORMANDY S.A.

B. Canales para solicitudes y consultas:

En aras de facilitar el acceso a la información a sus empleados, contratistas, proveedores y
clientes, INDUSTRIAS NORMANDY S.A ha establecido los siguientes canales para realizar
consultas:

Oficina servicio al cliente: Km 10 Vía Al Magdalena

Horario: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

Teléfono: 018000124567
Correo Electrónico: contactenos@normandy.com.co

Página Web: www.normandy.com.co

C. Vías para la presentación de consultas, solicitudes y reclamos:

Dado que toda consulta o reclamo presentado por el TITULAR debe contar con la evidencia de su trámite, INDUSTRIAS NORMANDY S.A establece como vía para su presentación la forma escrita radicada en las oficinas de servicio al cliente y deberá contener como mínimo la siguiente información:

 

Nombre y apellidos del TITULAR
Tipo de documento y número de identificación del TITULAR.
Datos de localización del TITULAR.
Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.
Medio por el cual desea recibir respuesta.
Nombre del peticionario, el cual si es deferente al TITULAR, debe adjuntar los
documentos que le permitan actuar en su nombre.
Firma del peticionario.

D. Término para el trámite de una consulta, solicitud o reclamo.

a. Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al TITULAR o INTERESADO los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b. Reclamos

Los reclamos se presentarán mediante solicitud dirigida al RESPONSABLE del tratamiento o al ENCARGADO. El término máximo para responder el reclamo es de (15) quince días hábiles. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al TITULAR o interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento para que lo corrija, sin que el TITULAR o interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez INDUSTRIAS NORMANDY S.A haya recibido el reclamo completo, se marcará dentro de los (2) dos días hábiles siguientes el caso en la base de datos con la leyenda “RECLAMO EN TRAMITE” u otra similar, indicando el motivo del mismo, y así se mantendrá hasta definir la respuesta.

E. Inconformidad con la respuesta de los reclamos, solicitudes o consultas.

Si no hay conformidad con la respuesta emitida por EL RESPONSABLE, el reclamante puede solicitar reconsideración directamente ante el mismo RESPONSABLE, cumpliendo nuevamente con los pasos definidos en los acápites relacionados en el procedimiento anterior.

De acuerdo a lo dispuesto por el Articulo 16 de la Ley 1581 de 2012, el TITULAR o INTERESADO sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta y reclamo ante INDUSTRIAS NORMANDY S.A

Costos del trámite.

El TITULAR o INTERESADO podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, o cada vez que se den modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Cuando El TITULAR o INTERESADO quiera consultar sus datos personales con una periodicidad mayor a una vez cada mes calendario, INDUSTRIAS NORMANDY S.A podrá cobrar al TITULAR o INTERESADO los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos.

8. LA AUTORIZACIÓN.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales por parte de INDUSTRIAS NORMANDY S.A, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. INDUSTRIAS NORMANDY S.A en su condición de responsable y encargado del tratamiento de los datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de
dicha autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta y del que se pueda concluir de manera inequívoca la aceptación por parte del titular de la información del tratamiento de sus datos personales por parte
de INDUSTRIAS NORMANDY S.A

La solicitud de la autorización será emitida por parte de INDUSTRIAS NORMANDY S.A y será puesta a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales, con el fin de que conozca y tome decisiones informadas respecto a: a. Que cierta información suya sea recogida y utilizada para fines determinados; b. Frente a la opción de conocer cualquier cambio en los mismos y c. De
controlar el uso de sus datos personales.

De conformidad artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 la solicitud de autorización contendrá:

El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del
mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando
estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y
adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de INDUSTRIAS
NORMANDY S.A

INDUSTRIAS NORMANDY S.A adoptará las medidas necesarias para mantener registros o
mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos sobre cuándo y cómo obtuvo autorización por parte
de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

A. Casos en que no se requiere autorización para el Tratamiento de datos

i. Cuando se trata de datos personales públicos.
ii. Cuando los datos personales son requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus
funciones.
iii. Cuando se está frente a casos de urgencia médica o sanitaria.
iv. Cuando son tratados para fines históricos, estadísticos o científicos.
v. Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil.

B. Personas a las que se les puede suministrar autorización para el tratamiento de datos

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales por orden
judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

9. AVISO DE PRIVACIDAD.

Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del
titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento, se informa al titular de la información sobre la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán  aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad contiene:

a) Los datos de contacto INDUSTRIAS NORMANDY S.A
b) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de los mismos.
c) Los derechos que le asisten al titular.
d) Los mecanismos dispuestos por INDUSTRIAS NORMANDY S.A, para que el titular conozca la
política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en
ésta o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular
cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.
El aviso de privacidad y la solicitud de autorización podrán concurrir en un mismo acto.

10. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página web.
Las comunicaciones se enviaran como mínimo con (10) días hábiles de antelación a la fecha efectiva de implementación de las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

11. VIGENCIA

INDUSTRIAS NORMANDY S.A informa que la presente Política de Tratamientos de Datos Personales inicia a partir de (01/01/2015).

Una vez cumplida la (s) finalidad (es) del tratamiento – y sin perjuicio de normas legales que
dispongan lo contrario –, se procederá a la supresión de los datos personales en posesión de
INDUSTRIAS NORMANDY S.A No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual