AVISO DE PRIVACIDAD SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Con el propósito de poner en conocimientos de todos los interesados, en especial de las personas cuyos datos se encuentren en sus bases de datos, INDUSTRIAS NORMANDY S.A (en adelante el RESPONSABLE o Empresa), sociedad comercial legalmente constituida con matrícula 37072 del 03 de abril de 1986 de la Cámara de Comercio de Manizales e identificada con NIT. 890.807.529-8, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 14 y subsiguientes del Decreto 1377 de 2013, incorporados en el artículo 2.2.2.25.3.2. y subsiguientes del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, actuando como Responsable del tratamiento de datos personales, informa que ha venido incorporando en sus diferentes bases de datos, información de carácter personal que ha obtenido a través de sus diferentes canales de atención y/o en razón de las actividades desarrolladas dentro del giro ordinario de su actividad económica.
En tal sentido, el presente Aviso de Privacidad tiene por objeto establecer los términos y condiciones en virtud de los cuales el RESPONSABLE realizará el tratamiento de los datos personales de los titulares de la información, principalmente para las finalidades que se relacionan a continuación:
- TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen su origen racial o étnico, su orientación política, sus convicciones religiosas o filosóficas, su pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como sus datos relativos a la salud, a su vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, audios, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Los datos personales considerados como sensibles que obran en las bases de datos del RESPONSABLE, que en el presente evento consisten en imágenes fijas y/o en movimiento o fotografías y/o videos de los titulares de la información, será utilizados con fines judiciales y/o en trámites administrativos y podrán ser aportados a dichas autoridades. También serán utilizados para asuntos internos y/o publicitarios.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TRABAJADORES.
Los datos personales de los trabajadores serán utilizados para construir y actualizar la historia laboral del trabajador; para cumplir las obligaciones contractuales contraídas en el contrato de trabajo celebrado con el trabajador, así como las obligaciones legales derivadas del vínculo o relación en materia laboral; para enviarle notificaciones al trabajador para la atención de requerimientos por parte de las autoridades judiciales y administrativas; para comunicarse con el trabajador por diferentes medios (chat, mensajes de datos y texto, correos electrónicos, redes sociales, correspondencia física, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc). Esta finalidad aplica a los aspirantes; para la recolección de hojas de vida y para adelantar procesos de selección de personal. Esta finalidad incluye la realización de entrevistas y valoración y análisis de hojas de vida y aplica a los aspirantes; para almacenar la información del trabajador, ya sean en archivos físicos y/o archivos digitales, siempre que la misma sea indispensable para atender otras finalidades durante el cumplimiento del contrato laboral y/o una vez culminado este. Esta finalidad se extiende al almacenamiento de datos y hojas de vida presentadas por los aspirantes; para adelantar trámites, diligencias y/o acciones disciplinarias, así como para imponer las respectivas sanciones; con el objetivo de expedir certificaciones laborales que sean solicitadas por el trabajador, así como licencias y permisos; para efectos de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales. Esta finalidad se extiende, en lo que respecta, a la familia del trabajador; con el objetivo de atender consultas, quejas, peticiones y/o reclamos; con el fin de aportarlos a procesos judiciales y/o procedimientos administrativos y/o investigaciones adelantadas por las entidades que integran el sistema de seguridad social colombiano y/o en procesos disciplinarios internos. Esta finalidad incluye el uso de los datos personales tratados, como pruebas en estos escenarios; para realizar el pago y descuentos de nómina, vacaciones y prestaciones sociales; para capacitación de personal; para entrega de dotaciones; para la aplicación de políticas, planes y sistemas en salud y seguridad en el trabajo y prevención en salud y riesgos laborales; para efectos de entrega y utilización de gastos de representación y viáticos; para realizar el control de horarios; para transmitir o transferir la información del titular a otros encargados y/o responsables; para ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación del trabajador con el fin de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades; para control de ingreso.
Las anteriores finalidades aplican, en lo que respecta, a los practicantes que se encuentren realizando su práctica con EL RESPONSABLE, sin que por ello se entienda que se configura un contrato de trabajo. En tal efecto, entiéndase que la palabra “trabajador” y las finalidades señaladas en este apartado, para este y todos los demás documentos relacionados con la materia, abarcan a los practicantes que se encuentren realizando su práctica con EL RESPONSABLE. De igual forma, las que sean necesarias, aplicarán en lo que respecta a los aspirantes a ocupar cargos dentro de LA EMPRESA.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES.
Los datos personales de los clientes del RESPONSABLE serán utilizados para ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación, con el fin de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades; para adelantar los trámites y diligencias a que haya lugar, con la finalidad de ejecutar de forma adecuada las etapas precontractuales, contractuales y postcontractuales; con el fin de aportarlos a procesos judiciales y/o procedimientos administrativos y/o investigaciones adelantadas por las entidades que integran el sistema de seguridad social colombiano y/o en procesos internos. Esta finalidad incluye el uso de los datos personales tratados, como pruebas en estos escenarios; con el objetivo de atender consultas, quejas, peticiones y/o reclamos; para efectos de facturación y para ejecutar todos los trámites a que haya lugar con el objetivo de realizar pagos y adelantar acciones de cobro y recuperación de cartera. Esta finalidad incluye el envío de información y documentos; con el fin de mantener comunicación a través de distintos medios y canales, (chat, mensajes de datos y texto, correos electrónicos, redes sociales, correspondencia física, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc; gestionar, apoyar, revisar y/o elaborar los documentos en donde deba figurar la información del titular; para un adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como todas las obligaciones legales que puedan contraer las partes en virtud del contrato celebrado; con el fin de adelantar gestiones y trámites para el cumplimiento de obligaciones fiscales; para realizar seguimiento y evaluación a la prestación de servicios bien como cliente o como proveedor; para el envío de notificaciones, así como la atención de requerimientos por parte de las autoridades judiciales y administrativas, cuando sea del caso; con el fin de alimentar las bases de datos de directorio con información de contacto; para gestión contable;
para almacenar la información ya sean en archivos físicos y/o archivos digitales, siempre que la misma sea indispensable para atender otras finalidades; para transmitir o transferir la información del titular a otros encargados y/o responsables; para comunicarle información comercial y de eventos de interés; para control de ingreso.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CONTRATISTAS Y CONTRATANTES.
Los datos personales de los contratistas y contratantes del RESPONSABLE serán utilizados para ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación, con el fin de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades; para adelantar los trámites y diligencias a que haya lugar, con la finalidad de ejecutar de forma adecuada las etapas precontractuales, contractuales y postcontractuales; para la solicitud de expedición de pólizas de seguro; con el fin de aportarlos a procesos judiciales y/o procedimientos administrativos y/o investigaciones adelantadas por las entidades que integran el sistema de seguridad social colombiano y/o en procesos internos. Esta finalidad incluye el uso de los datos personales tratados, como pruebas en estos escenarios; con el objetivo de atender consultas, quejas, peticiones y/o reclamos; para efectos de facturación y para ejecutar todos los trámites a que haya lugar con el objetivo de realizar pagos y adelantar acciones de cobro y recuperación de cartera. Esta finalidad incluye el envío de información y documentos; con el fin de mantener comunicación a través de distintos medios y canales, (chat, mensajes de datos y texto, correos electrónicos, redes sociales, correspondencia física, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc; gestionar, apoyar, revisar y/o elaborar los documentos en donde deba figurar la información del titular; para un adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como todas las obligaciones legales que puedan contraer las partes en virtud del contrato celebrado; con el fin de adelantar gestiones y trámites para el cumplimiento de obligaciones fiscales; para realizar seguimiento y evaluación a la prestación de servicios bien como cliente o como proveedor; para el envío de notificaciones, así como la atención de requerimientos por parte de las autoridades judiciales y administrativas, cuando sea del caso; con el fin de alimentar las bases de datos de directorio con información de contacto; para gestión contable; para almacenar la información de los contratantes y contratistas, ya sean en archivos físicos y/o archivos digitales, siempre que la misma sea indispensable para atender otras finalidades; para transmitir o transferir la información del titular a otros encargados y/o responsables; para comunicarle información comercial y de eventos de interés; para control de ingreso.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD.
Los datos personales de los menores de edad serán utilizados para ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación del menor con el fin de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades; registro documental utilizado en materia de afiliación a Cajas de Compensación Familiar y demás beneficios derivados del vínculo contractual entre los representantes y/o tutores del menor y la Empresa; para trasmitir o transferir la información del titular con otros encargados y/o responsables para asuntos en beneficio del menor; almacenar la información del menor, ya sean en archivos físicos y/o archivos digitales, siempre que la misma sea indispensable para tender otras finalidades; para control de ingreso; para la realización de todo tipo actividades internas y/o externas.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE VISITANTES.
Los datos personales de los visitantes serán utilizados para aportarlos a procesos judiciales y/o procedimientos administrativos y/o investigaciones adelantadas por las entidades que integran el sistema de seguridad social colombiano y/o en procesos internos. Esta finalidad incluye el uso de los datos personales tratados, como pruebas en estos escenarios; con el objetivo de atender consultas, quejas, peticiones y/o reclamos; con el fin de mantener comunicación a través de distintos medios y canales, (chat, mensajes de datos y texto, correos electrónicos, redes sociales, correspondencia física, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc; gestionar, apoyar, revisar y/o elaborar los documentos en donde deba figurar la información del titular; con el fin de alimentar las bases de datos de directorio con información de contacto; para comunicarle información comercial y de eventos de interés; para control de ingreso.
DERECHOS DE LOS TITULARES Y CANALES DE ATENCIÓN
EL RESPONSABLE informa que los titulares de la información tienen derecho a solicitar prueba de su autorización e información del uso que se le ha dado a sus datos personales y sensibles; a acceder, conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita sus datos personales y sensibles; a revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos; y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando exista violación en el manejo de sus datos.
EL RESPONSABLE informa también que es facultativo de los titulares de la información, y, por tanto, no obligatorio, responder preguntas y autorizar el tratamiento sobre datos sensibles y/o datos de menores de edad.
EL RESPONSABLE informa que su Política de Tratamiento de Datos Personales y su Aviso de Privacidad, podrán ser consultadas en la dirección Km 10 vía al Magdalena de la ciudad de Manizales. La atención de requerimientos en relación con el tratamiento de los datos personales y los derechos mencionados se pueden ejercer a través de los canales de atención que la Empresa ha puesto a disposición de los titulares de la información, dirigiéndose a la dirección física referenciada donde podrán ser atendidos de lunes a viernes de 8 a.m. a 12 m. y 2 p.m. a 6 p.m., o acudiendo al correo electrónico contactenos@normandy.com.co
EL RESPONSABLE informa que cualquier cambio sustancial que se haga a su Política de Tratamiento de Datos Personales y al presente Aviso de Privacidad, será informado oportunamente a los titulares de la información mediante comunicación que será enviada a cualquiera de los datos de contacto depositados por ellos en la autorización.